近期，國家檔案局發(fā)文，提出推進機關業(yè)務系統(tǒng)歸檔工作的4大舉措，數(shù)字化辦公專業(yè)服務商SOP認為，這將加速推動政企單檔案管理數(shù)字化建設，提前完成十四五規(guī)劃“中央和國家機關傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率達80%”的目標。

國家檔案局發(fā)文，4方面強化機關業(yè)務系統(tǒng)歸檔工作

國家檔案局在《關于進一步加強機關業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔與管理工作的通知》中表示：業(yè)務系統(tǒng)形成和收集的各類數(shù)據(jù)資源是國家數(shù)字檔案資源的重要組成部分?！锻ㄖ芬髲?/span>4個方面規(guī)范有序開展業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔與管理工作：

一、要健全業(yè)務系統(tǒng)歸檔制度規(guī)范，推動建立完善的業(yè)務系統(tǒng)歸檔管理制度和技術規(guī)范；

二、要完善業(yè)務系統(tǒng)歸檔功能，保證業(yè)務系統(tǒng)能夠按照檔案工作要求完成電子文件形成、收集、整理、歸檔工作；

三、要推進業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)有效銜接，通過歸檔接口實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)之間的信息交互和集成；

四、要不斷提升數(shù)字檔案資源建設質(zhì)量和管理水平，實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)歸檔全流程安全可控、科學規(guī)范管理。

用“咨詢+IT”落地數(shù)字化檔案，提效機關業(yè)務水平

數(shù)字化辦公專業(yè)服務商SOP認為，國家檔案局給出的4維方法論，為機關檔案管理水平的提升指明了發(fā)力方向，搭配好的檔案數(shù)字化平臺與服務，將會事半功倍。

目前，檔案管理系統(tǒng)市場良莠不齊，給政企單位的選型造成了很大的困擾，如何選擇合適的檔案管理平臺？只要功能夠多就行了嗎？SOP認為，至少以下幾個點需要關注：

1、檔案管理平臺集成能力是否強大：一個好的檔案數(shù)字化管理平臺必須支持豐富的接口，除了通用OA系統(tǒng)，還能對接合同管理系統(tǒng)、招采系統(tǒng)、工程檔案系統(tǒng)、統(tǒng)一用表系統(tǒng)等；

2、檔案管理的增值服務是否夠?qū)I(yè)：檔案管理是一個系統(tǒng)工程，IT平臺的價值也需要專業(yè)服務來激發(fā)；好的檔案服務商至少能提供檔案整理與數(shù)字化加工服務、檔案培訓服務、目標管理和測評顧問服務、庫房規(guī)劃服務，可在建系統(tǒng)的同時把體系也搭起來、持續(xù)優(yōu)化；能為單位培訓更專業(yè)的檔案員。

3、檔案管理如何兼顧存量與增量：好的檔案服務商能對存量、增量檔案都有專門的解決方案，可以協(xié)助客戶合理規(guī)劃檔案庫房的利用空間，提供檔案密集架、溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報警系統(tǒng)等庫房配套軟件及設備的建設方案。

SOP不僅具備以上三方面能力，其數(shù)字檔案室更擁有業(yè)內(nèi)領先的檔案應用功能；能滿足各類政企單位不同管理階段需求，提供原生電子檔案管理、傳統(tǒng)載體檔案管理和紙電混合管理的三位一體數(shù)字檔案室整體解決方案。

目前，數(shù)字化檔案室已在深圳地鐵、華潤置地、東莞證券、海德集團等眾多行業(yè)標桿企業(yè)成功應用，產(chǎn)生了較顯著的效益，未來SOP將助力更多政企單位檔案管理數(shù)字化升級。